Coordonnateur principal des événements / Events Coordinator

Job ID

166488

Posted

16-May-2024

Service line

GWS Segment

Role type

Full-time

Areas of Interest

Administrative, Communications/Public Relations, Customer Service

Location(s)

Montreal - Quebec - Canada

À propos du poste:

En tant que coordonnateur principal des événements de CBRE, vous participerez à la planification, à la coordination et à la journée de l’exécution des réunions, des conférences et des événements de taille moyenne à grande.

Ce poste fait partie de la fonction Événements. Le titulaire du poste est responsable de la création, de la gestion et de l’exécution d’événements de marketing pour les clients internes et externes.

Vos tâches :

• Point de contact principal pour les réunions et les événements de grande envergure. Fournir un soutien pour les réunions et les événements de moindre envergure, selon les besoins. Créer un environnement accueillant pour les participants, les propriétaires d’événements et les fournisseurs le jour de l’événement.

• Travailler avec les clients, les fournisseurs et les membres de l’équipe pour coordonner les services aux invités. Cela comprend l’expérience d’arrivée, le transport, la signalisation, les présentoirs, les exigences en matière de besoins particuliers, l’impression et la sécurité des événements.

• Procéder au changement de salle de conférence et à la remise en ordre de la salle en milieu de journée. Reconfigurer les pièces pour les espaces intérieurs et extérieurs en soirée.

• Organiser, remettre en ordre et retirer les aliments, les boissons et les articles de service dans la salle. Tenir à jour les grandes configurations d’espace, les possibilités de décoration et les éléments liés aux événements.

• Effectuer des vérifications de la salle et s’assurer que les espaces techniques et visuels sont fonctionnels. Dépanner les problèmes audio et techniques.

• Passer en revue l’entreposage et l’inventaire après l’événement. Cela comprend les tables, les chaises et l’équipement audiovisuel.

• Répondre aux activités de l’événement, comme la collecte de fournitures pour l’événement, les besoins en équipement, les services d’alimentation et de boissons, la sécurité des installations, etc.

• Gérer un inventaire important de fournitures pour les événements.

• Produire des rapports post-événements et des rapports de conciliation.

• Organiser les fournisseurs et soutenir les demandes des conférenciers. Vous assurer que les exigences en matière de sécurité et d’assurance des fournisseurs sont conformes.

• Coordonner le calendrier des réunions et des événements pour les espaces événementiels de taille moyenne à grande. Communiquer l’horaire des événements à l’équipe et aux fournisseurs de services.

• Repérer et résoudre les problèmes typiques et atypiques qui peuvent survenir dans son propre domaine de travail sans l’approbation d’un supérieur hiérarchique.

• Évaluer et sélectionner des solutions parmi les options établies.

• Avoir un impact sur l’équipe grâce à la qualité des services ou des renseignements fournis.

• Suivre les procédures et les pratiques normalisées et recevoir une supervision et des conseils réguliers, mais modérés.

About the Role:

As a CBRE Events Sr. Coordinator, you will assist with planning, coordination, and day-of execution of medium to large meetings, conferences, and events.

This job is part of the Events job function. They are responsible for the creation, management, and execution of marketing events for internal and external clients.

What You’ll Do:

• Primary point of contact for larger meetings and events. Provide support for smaller meetings and events as needed. Create a hospitable environment for attendees, event owners, and vendors on the day of the event.

• Work with clients, vendors, and team members to coordinate guest services. This includes arrival experience, transportation, signage, displays, special needs requirements, printing, and event security.

• Perform conference room turnover and midday room refresh. Reconfigure rooms for evening indoor and outdoor spaces.

• Conduct room set up, refresh, and removal of food, beverage, and service items. Maintain outlines of large space configurations, decor possibilities and event-related event items.

• Complete room checks and ensure technical and visual spaces are functional. Troubleshoot audio and technical issues.

• Review post-event storage and inventory. This includes tables, chairs, and AV equipment.

• Respond to event activities such as gathering event supplies, equipment needs, food & beverage services, facility security, etc.

• Manage a large inventory of event supplies.

• Generate post-event reporting and reconciliation reports.

• Organize vendors and supporting speaker requests. Ensure vendor safety and insurance requirements are compliant.

• Coordinate expert meeting and events calendar for medium to large-sized event spaces. Communicate events schedule with team and service providers.

• Recognize and solve typical and atypical problems that can occur in own work area without supervisory approval.

• Evaluate and select solutions from established options.

• Impact team through the quality of the services or information provided.

• Follow standardized procedures and practices and receive regular but moderate supervision and guidance

Ce dont vous aurez besoin :

• Les candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans avoir besoin d'un parrainage de visa, maintenant ou dans le futur.

• Une bonne connaissance de l'anglais et du français est requise car ce rôle nécessite une communication régulière en anglais et en français avec les clients et le personnel situés dans toutes les provinces Canadiennes et aux États-Unis.

• Diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’enseignement général, plus deux à trois ans d’expérience professionnelle.

• Répondre aux exigences physiques associées à ce rôle. Cela comprend le fait de se baisser, de se tenir debout, de marcher et de monter les escaliers. Doit pouvoir soulever/transporter des charges lourdes de 50 lb ou plus.

• Une compréhension établie des routines et des normes de travail et l’application des compétences et des connaissances dans une gamme de processus, de procédures et de systèmes sont requises.

• Aptitudes intermédiaires pour la résolution de problèmes et capacité d’examiner et de sélectionner des solutions parmi les options disponibles sans l’approbation d’un superviseur.

• Capacité d’expliquer des renseignements détaillés et complexes au sein de l’équipe de façon claire et concise.

• Connaissance avancée des produits Microsoft Office. Par exemple : Word, Excel, Outlook, etc.

• Solides compétences organisationnelles et esprit de curiosité.

What You’ll Need:

• Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future

• A good knowledge of English and French is required as this role requires regular communication in English and French with clients and staff located in all Canadian provinces and the United States

• High School Diploma or GED with 2-3 years of job-related experience.

• Fulfill the physical requirements associated with this role. This includes stooping, standing, walking, and climbing stairs. Must be able to lift/carry heavy loads of 50 lbs. or more.

• An established understanding of work routines and standards and applying skills and knowledge in a range of processes, procedures, and systems are required.

• Requires intermediate problem-solving skills with the capacity to review and select solutions from available options without supervisory approval.

• Ability to explain detailed and complicated information within the team in a clear and concise manner.

• Advanced knowledge of Microsoft Office products. Examples include Word, Excel, Outlook, etc.

• Strong organizational skills with a robust inquisitive mindset.

CBRE GWS

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